Zasady udostępniania i wypożyczania
Do stałych zadań archiwum zakładowego należy udostępnianie i wypożyczanie akt. Akta powinny być wykorzystywane przede wszystkim na miejscu - w lokalu archiwum. W uzasadnionych przypadkach może mieć jednak miejsce wypożyczanie akt poza pomieszczenia archiwalne.
Akta są udostępniane przede wszystkim dla potrzeb służbowych własnych pracowników oraz dla celów naukowo-badawczych. Dla potrzeb urzędowych akta udostępnia się na podstawie karty udostępniania akt , wypełnionej przez osobę, która chce korzystać z akt oraz podpisanej przez kierownika komórki organizacyjnej, z której dane akta pochodzą. Kartę udostępniania akt wypełnia się oddzielnie dla każdej jednostki. Dla akt udostępnianych osobom z zewnątrz kartę udostępniania akt wypełnia archiwista zakładowy.
Akta wypożyczane poza archiwum zakładowe, lecz na terenie zakładu pracy, mogą pozostawać w innych komórkach organizacyjnych przez okres do jednego miesiąca. Wydawanie akt poza zakład pracy odbywać się powinno tylko w wyjątkowych sytuacjach. Każdorazowo winien wydawać na to zgodę kierównik zakładu pracy, na podstawie odpowiedniego pisemnego wniosku in-stytucji o wypożyczenie akt. Akta należy udostępniać: sądom i prokura-turom, urzędom skarbowym, zakładom ubezpieczeń społecznych oraz innym jednostkom organizacyjnym, które udowodnią taką potrzebę.
Użytkownicy ponoszą pełną odpowiedzialność za udostępnione lub wypożyczone akta, w tym ich stan fizyczny oraz terminowy zwrot do archiwum.
Z chwilą zwrotu udostępnionych lub wypożyczonych akt na karcie udostępnienia wpisuję się datę zwrotu, akta wkłada w dawne miejsce i usuwa zakładkę. Karty udostępniania akt otrzymują kolejny numer w obrębie każdego roku kalendarzowego i są przechowywane w archiwum zakładowym przez okres dwóch lat licząc od daty udostępnienia lub wypożyczenia akt. Opis procedury wypożyczania akt przedstawiony jest w „Instrukcji o sposobie organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego".